Asianhallintasihteeri

Nurmijärvi – Paremman arjen ilmiö

Oletko tarkka ja täsmällinen, ja haluat selvittää asiat juurta jaksaen? Haluatko olla mukana luomassa ja ylläpitämässä toimivia prosesseja tiedon ja asiakirjojen hallintaan? Tule meille Nurmijärven kuntaan asianhallintasihteeriksi hoitamaan kunnan kirjaamoa ja ylläpitämään kunnan asiarekisteriä Dynasty-asianhallintajärjestelmässä. 

Asianhallintasihteerinä huolehdit siitä, että asioiden käsittely tulee kunnassa vireille nopeasti, tarkasti ja selkeästi: 

• avaat vireille tulevat asiat (sisäiset kirjauspyynnöt, sähkö- ja paperiposti) ja tallennat sopimuksia
• ohjaat asiat käsittelijöille ja selvität tarvittaessa prosessien taustoja.

Asianhallintajärjestelmän yhtenä vastuukäyttäjänä opastat sisäisiä käyttäjiä asianhallintajärjestelmän käytössä ja asianhallinnan toimintatavoissa. Vastaat kysymyksiin vireillä olevista asioista ja teet tiedonhakuja asianhallintajärjestelmästä. Osallistut myös paperiarkiston tietopalveluun.  Huolehdit asioiden käsittelyprosessiin kuuluvien kuulutusten ja lehti-ilmoitusten julkaisemisesta. Lisäksi olet valmis osallistumaan hallintopalveluiden yhteisiin tehtäviin (mm. vaalit).

Kirjaamotyössä toistuvat päivittäiset rutiinit, mutta joka päivä tulee vireille erilaisia asioita, ja kirjaamon sähköpostiin tulee jatkuvasti viestejä arvaamattomista aiheista. Asianhallintasihteerinä huolehdit siitä, että sekä rutiinit että yllättävät asiat tulevat hoidetuksi eteenpäin. Tehtävässä tarvitaan siis sekä tunnollisuutta että uteliasta mieltä.

Asioiden kirjaaminen asiarekisteriin edellyttää, että ymmärrät kunnan tiedonohjaussuunnitelman toimintaperiaatteet ja osaat soveltaa sitä käytäntöön. On myös tärkeää tuntea esim. julkisuutta ja henkilötietojen käsittelyä ohjaava lainsäädäntö. Näissä asioissa perehdytämme tarpeen mukaan. Sinulla on esim. alempi korkeakoulututkinto tai soveltuva toisen asteen tutkinto, kokemusta toimistotehtävistä ja hyvä tietotekninen perusosaaminen. Arvostamme asiakirjahallinnon koulutusta ja työkokemusta tai valmiutta kouluttautua. 

Lisätietoja antaa asianhallintapäällikkö Hanna Elomaa, hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, p. 040 317 2002.

Työ alkaa sopimuksen mukaan, viimeistään 1.8.2024. Palkkaus määräytyy kunnallisen yleisen henkilöstön virka- ja työehtosopimuksen mukaan. Tehtäväkohtainen palkka on 2430,55 €. Tehtävässä noudatetaan koeaikaa.

Hakuaika päättyy 17.4.2024 klo 15.00. Tehtävää haetaan sähköisesti. Alkuperäiset opinto- ja työtodistukset esitetään mahdollisen haastattelun yhteydessä.

Tutustu myös kuntaamme Instagramissa @nurmijarvi_paremmanarjenilmio ja Facebookissa @Nurmijärven kunta.

Olemme savuton työpaikka.

Osaamisalue: Hallinto- & toimistotehtävät