Harkitsetko rekrytointijärjestelmän integraatiota Mepcoon? Tai oletko kenties kartoittamassa rekrytointijärjestelmiä, jotka mahdollistavat Mepco-integraation? Olet oikeiden asioiden äärellä, sillä rekrytointijärjestelmä ja HR-järjestelmä ovat toistensa pelikavereita. Mutta mitä kannattaa ottaa huomioon, kun rekrytointijärjestelmä ja Mepco integroidaan keskenään?
Rekrytointijärjestelmä ja HR-järjestelmä muodostavat voimakkaan parivaljakon, jonka avulla hoituu laaja skaala rekrytoinnin- ja henkilöstöhallinnon prosesseja. Rekrytoinnit hoituvat tyylikkäästi rekrytointijärjestelmän avulla, kun voi keskittyä hakijoiden tavoittamiseen, rekrytoinnin markkinointiin, työnantajakuvan luomiseen, rekrytointiprosessin läpiviemiseen, hyvään hakijakokemukseen sekä tietysti sopivan henkilön löytämiseen.
Henkilöstöhallinnon prosesseissa tukee parhaiten puolestaan tarkoitukseen suunniteltu HR-järjestelmä, jossa fokus on organisaation nykyisessä henkilöstössä sekä sen osaamisen hyödyntämisessä. Järjestelmät kohtaavat toisensa siinä vaiheessa, kun tehtävään valittu työnhakija palkataan mukaan henkilöstöön. Siksi rekrytointijärjestelmän ja HR-järjestelmän integrointi kuulostaa varmasti jännittävältä ajatukselta, sillä integraation avulla voi säästyä yllättävän suurelta vaivalta.
Ennen integroinnin aloittamista on hyvä miettiä muutamia pohjustavia kysymyksiä. Tähän artikkeliin on koottu muutamia kysymyksiä, joita kannattaa pohtia jo ennen integraation käyttöönottoa. Kysymykset eivät ole suinkaan vaikeita, ja useimmissa kohdissa riittää vallan mainiosti kynä ja paperi sekä muistilista ranskalaisilla viivoilla.
Miksi rekrytointijärjestelmä kannattaa integroida Mepcoon?
Ennen integraatioprojektin aloittamista kannattaa miettiä, mitkä ovat integraation tärkeimmät edut ja mitä merkitystä eduilla on rekrytointien ja henkilöstöhallinnon prosesseihin? Selkeitä integroinnin hyötyjä ovat esimerkiksi ajan vapautuminen manuaalisesta työstä, sujuvampi tiedonsiirto sekä tiedon säilyminen eheänä ja muuttumattomana. Entä mitä muita hyötyjä integraatiolla voisi olla organisaatiollesi?
Milloin integrointi ei kannata?
Integraation hyödyt ovat sitä suuremmat mitä enemmän rekrytointeja tehdään. Hyödyt jäävät vastaavasti vähäisiksi silloin, kun rekrytointeja tehdään harvakseltaan. Siksi on hyvä todeta, että integraatiolla saavutettava ajan- ja vaivansäästö jää huomattavasti vähäisemmäksi, jos rekrytointien määrät ovat vähäisiä. Tuntuvaa hyötyä ei välttämättä muodostu, jos rekrytointeja tehdään esimerkiksi vain muutama vuodessa.
Rekrytointien vähäinen määrä ei kuitenkaan missään nimessä ole este integraation hyödyntämiselle. Integraatio voidaan nähdä myös tulevaisuuden kasvua tukevana satsauksena, joka kannattaa tehdä siinä vaiheessa, kun volyymit ovat vielä pieniä.
Mitkä tiedot rekrytointijärjestelmästä siirretään Mepcoon?
Työnhakijan nimen ja yhteystietojen lisäksi kannattaa kartoittaa, mitä muita tietoja rekrytointijärjestelmästä kannattaisi siirtää Mepcoon integraation avulla. Parhaimmillaan integraation avulla saadaan siirrettyä niin kattavat tiedot, ettei Mepcoon perustetun työntekijän tietoja tarvitse lähteä samantien korjailemaan.
Tiedot kannattaa listata ensin ranskalaisin viivoin allekkain. Esimerkiksi hakijan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tilinumero palkanmaksua varten, työvaatteiden koko, yksikkö, kustannuspaikka jne. ovat hyviä esimerkkejä tiedoista, joita Mepco-integraatiolla voisi siirtää.
Mitkä tiedot kysytään työnhakijoilta jo hakuvaiheessa?
Yleensä Mepco-integraatiolla siirretään rekrytointijärjestelmästä vähintään työnhakijan nimi ja yhteystiedot, jotka kysytään hakuvaiheessa. Nimen ja yhteystietojen lisäksi hakuvaiheessa on saatetaan kysyä myös muita taustatietoja, joiden tallentaminen Mepcoon voi olla hyödyllistä. Hakulomaketta ei kuitenkaan kannata suunnitella sen perusteella, että sillä saataisiin kerättyä kattavat tiedot HR-järjestelmää varten. Hakulomake kannattaa siis pitää tarkoituksenmukaisena.
Mitkä tiedot pyydetään työnhakijalta vasta palkkausvaiheessa?
Kaikkia Mepcoon tallennettavia tietoja ei suinkaan ole järkevää kysyä kaikilta vaan ainoastaan tehtävään valitulta työnhakijalta. Tiedot vaihtelevat hieman organisaation ja toimialan mukaan. Yleisiä palkkausvaiheessa pyydettäviä tietoja voivat olla esimerkiksi tilinumero palkanmaksua varten, työvaatteiden koko työssä käytettävien vaatteiden ja turvavarustuksen valmistelua varten sekä muut vastaavat tiedot, jotka tallennetaan työntekijän tietoihin.
Mitkä tiedot rekrytoija tallentaa palkkausvaiheessa?
Osa Mepcon tarvitsemista tiedoista on työsuhteeseen ja organisaatioon liittyviä taustatietoja, jotka on tarpeen tallentaa palkkauksen yhteydessä, mutta joita ei kysyä työnhakijalta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kustannuspaikka, yksikkö, työsuhteen alkamispäivä, työsuhteen tyyppi, tehtävän vaativuusluokka jne.
Miten varmistetaan tietojen oikeellisuus?
Siirrettäessä tietoja järjestelmästä toiseen on tärkeää, että tiedot ovat oikeassa muodossa. Rekrytointijärjestelmässä tietojen automaattinen validointi ehkäisee virheitä. Esimerkiksi matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, IBAN-tilinumero ja päivämäärät ovat validoitavissa automaattisesti. Tämä tarkoittaa, ettei lomakkeelle voi tallentaa esimerkiksi virheellisessä muodossa olevaa puhelinnumeroa tai sähköpostiosoitetta. Näin tiedot siirtyvät integraatiossa eheinä.
Reaaliaikainen vai ajastettu Mepco-integraatio?
Järjestelmien välisiä integraatioita on mahdollista toteuttaa eri tavoilla. Integraation toteutustapa vaikuttaa mm. siihen, siirtyvätkö tiedot heti vai tapahtuuko tiedonsiirto rekrytointijärjestelmästä Mepcoon ajastetusti esimerkiksi kerran vuorokaudessa.
Moderni integraatio mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron, jolloin työntekijätietoja pääsee käsittelemään lähes välittömästi sen jälkeen, kun ne on viety rekrytointijärjestelmästä Mepcoon. Siksi moderni, reaaliaikainen Mepco-integraatio on erittäin suositeltava vaihtoehto, sillä se mahdollistaa nopean tiedonsiirron.
Oletko kiinnostunut Laura Rekrytointijärjestelmän integroimisesta Mepcoon tai käyttämääsi HR-järjestelmään?
Jätä yhteydenottopyyntö, niin asiantuntijamme on sinuun yhteydessä!
Katso myös:
![](/rekrytointi/wp-content/uploads/2023/11/kymen-sanomat_23px.png"){kind=small}
