HR-järjestelmä: Mihin sitä käytetään?

Nykypäivänä HR-järjestelmä on enemmänkin koko organisaation työkalu, kuin pelkästään HR:n apuväline ja sen hankinta saattaa tulla kyseeseen yrityksen kasvaessa. Markkinoilla on lukuisia HR-tietojärjestelmiä ja pääsääntöisesti niiden avulla hallinnoidaan työsuhteeseen liittyviä asioita ja tehokas tiedonhallinta hyödyntää niin yritystä, kuin työntekijääkin.

HR-tietojärjestelmän avulla yritys voi hallita mm. seuraavia asioita:

• Työntekijöiden perustietoja, pätevyyksiä ja työhistoriaa
• Työsopimuksia ja todistuksia
• Palkkoja ja palkkioita
• Rekrytointeja, koulutuksia, osaamista ja tavoitteita
• Työhyvinvointia
• Kehityskeskusteludataa ja henkilöstötyytyväisyyttä

Tiedonhallinnan haasteet on ehkä tärkein syy pohtia HR-tietojärjestelmän hankintaa, eli jos organisaatiossa liikkuu tietoa paperilomakkeiden muodossa tai henkilötietoja lähetetään sähköpostitse se saattaa tarkoittaa sitä, että se on paitsi tietoturvatonta, mutta myöskin raportointi ja tiedon hakeminen on todennäköisesti haastavaa ja aikaa vievää.

HR-järjestelmä voi siis parantaa työntekijäkokemusta tarjoamalla läpinäkyvyyttä työsuhteen mittaan ja vapauttaa esimiesten aikaa varsinaiseen HR-työskentelyyn. Laadukas data tukee päätöksentekoa yrityksessä ja lukujen avulla voimme perustella johdolle eri toimenpiteiden tarpeellisuutta ja investointeja huomattavasti helpommin.

Palkkahallinto on myös yksi osa-alue, joka todennäköisesti helpottuu HR-järjestelmän hankinnan myötä, sillä palkanlaskijat saavat tiedon esimerkiksi lomista ja palkankorotuksista järjestelmän avulla helpommin ja luotettavasti.

HR-järjestelmän kilpailutusprosessissa kannattaa määritellä omat tarpeet, sekä markkinat yleisesti kartoittamalla palvelun tarjoajia. Kilpailutusprojektin olisi hyvä olla vuoropuhelua taloushallinnon, IT:n ja HR:n kesken. Hankintaprojektissa täytyy huomioida oma budjetti, tarjottavan palvelun hinnan koostuminen (käyttöönottokustannus, lisäpalvelut, tuki, päivitykset jne), käyttäjäominaisuudet ja omat, sekä palvelutarjoajan aikataulut. Tällaisissa projekteissa voi myöskin hyödyntää ulkopuolisia konsultteja, joilla saattaa jo etukäteen olla tietoa eri vaihtoehdoista ja ajatusta, minkälainen palvelu sopisi juuri kyseisen organisaation tarpeisiin.

Rekrytointi ei saisi olla vain osa HR-tietojärjestelmää

Vaikka HR-tietojärjestelmä on oivallinen ratkaisu työntekijöiden tietojen hallintaan sekä esimerkiksi palkkahallintoon, niin rekrytointiin se ei välttämättä tarjoa laadukasta ratkaisua. Rekrytoinnissahan tavoitellaan työnhakijoita, ei jo yrityksessä työskenteleviä henkilöitä.

HR-järjestelmän rekrytointiosa kattaa vain noin 1-2 prosenttia koko järjestelmästä, jolloin rekrytoinnin tärkeimmät kulmakivet kuten työnantajamielikuva ja hakijaviestintä saattavat jäädä heikommalle tasolle kuin erillisessä rekrytointijärjestelmässä. Rekrytointia ei siis kannata hoitaa pelkästään HR-järjestelmän avulla. Sen sijaan rekrytointijärjestelmä kannattaa liittää saumattomaksi osaksi HR-työkalupakkia. Katso myös, mitä etuja ja säästöjä voit saada integroimalla Laura Rekrytointijärjestelmän ja HR-järjestelmän.

Lue lisää, miksi rekrytoinnit kannattaa hoitaa rekrytointijärjestelmällä. Katso myös, 5 rekrytointijärjestelmän etua, joita et yleensä saa HR-järjestelmästä.