Työhaastattelujen järjestäminen – 5 helppoa vinkkiä

Työhaastattelujen järjestäminen pitää sisällään yllättävän monta työvaihetta ja tekijää. Vastuunjako, aikataulutus ja valmistautuminen kannattaakin tehdä hyvissä ajoin ennen haastatteluita. Haastattelutilanteessa on myös hyvä olla skarppina, sillä se toimii näytön paikkana myös työnantajalle. Kokonaisvaltaisen hakijakokemuksen kannalta myös jälkihoito on tärkeää.

Seuraavaan on koostettu viisi helppoa vinkkiä, joiden avulla työhaastattelujen järjestäminen helpottuu rekrytointijärjestelmän työkaluja hyödyntämällä.

Laadi selkeä vastuunjako

Selkeä vastuunjako auttaa luomaan haastattelutilanteesta luontevan sekä keskittymään oikeisiin asioihin etenkin, kun haastattelijoita on useampi. Vastuunjako voi olla yllättävän helppo, kun sen tekee roolipohjaisesti. HR-asiantuntija voi toimia esimerkiksi haastattelun puheenjohtajana sekä keskittyä yleisiin motivaatiokysymyksiin, kun esihenkilön vastuulle jää avoimeen tehtävään liittyvät kysymykset sekä osaamisen ja kokemuksen kartoitus kyseisestä tehtävästä.

Vinkki Laura Rekrytointijärjestelmän käyttäjille: Luo rekrytointiisi oma haastattelukalenteri ja jaa se muiden haastattelijoiden kanssa. HR-asiantuntijan ja esihenkilön yhteinen haastattelukalenteri helpottaa työnjakoa ja aikataulutusta.

Aikatauluta haastattelut etukäteen

Aktiivisilla työnhakijoilla on käynnissä hakuja useammalla työnantajalle kerrallaan. Nopeus on valttia, ja siksi haastattelut kannattaa aikatauluttaa hyvissä ajoin etukäteen, jotta kalenterissa on edelleen aikaa, kun haastattelujen on tarkoitus käynnistyä. Haastattelut kannattaakin aikatauluttaa kalenteriin vaikka heti, kun rekrytointi käynnistyy. Näin tekee esimerkiksi Kiilto, joka vie aikataulutuksen pidemmälle kertomalla haastattelupäivän jo rekrytointi-ilmoituksessa.

Vinkki Laura Rekrytointijärjestelmän käyttäjille: Aikatauluta haastattelut rekrytointijärjestelmän kalenteriin ennen haastattelujen alkamista, jolloin voit hyödyntää kalenteria myöhemmin haastattelukutsuissa.

Anna haastateltavien valita itselleen sopivimmat ajat jo haastattelukutsussa

Kaikille osapuolille sopivan haastatteluajan sopiminen on luontevaa, kun on tarjolla useampi vaihtoehtoinen aika. Jos suinkin mahdollista, kalenterista kannattaa varata hieman enemmän aikoja kuin on tarkoitus haastatella. Valinnanvaran avulla yhteinen aika löytyy todennäköisesti helpommin.

Vinkki Laura Rekrytointijärjestelmän käyttäjille: Tarjoa haastatteluaikoja jo haastattelukutsussa. Näin voit antaa haastatteluun kutsuttujen hakijoiden varata ajoista itselleen sopivimmat vain parilla klikkauksella. Ajanvaraukset näkyvät tällöin suoraan rekrytointijärjestelmässä.

Organisoi ryhmähaastattelut

Aiotko haastatella monta hakijaa samalla kertaa? Aikataulutuksen, roolituksen, kysymysten ja käytännönjärjestelyjen lisäksi ryhmähaastattelujen suunnittelussa on hyvä suunnitella, mikä on sopiva ryhmäkoko eli kuinka monta hakijaa otetaan yhteen ryhmähaastatteluun kerrallaan.

Vinkki Laura Rekrytointijärjestelmän käyttäjille: Luo ryhmähaastattelukalenteri ja liitä se haastattelukutsuun. Ryhmäkoon voit rajata helposti valitsemalla kalenterimerkintöihin, kuinka monta haastateltavaa haluat ottaa yhdellä kertaa.

Mittaa haastatteluvaiheen hakijakokemusta

Miten haastattelu meni? Onko hakijalla haastattelun jälkeen edelleen sama kuva tehtävästä ja työnantajasta kuin ennen haastattelua? Oliko haastatteluun valmistautuminen riittävää? Paljon selviää kysymällä. Kyselyn voi lähettää vaikkapa seuraavana päivänä. Anonyymi vastausmahdollisuus edesauttaa korkean vastausprosentin saavuttamista sekä rehellisten vastausten saamista.

Vinkki Laura Rekrytointijärjestelmän käyttäjille: Mittaa hakijakokemusta haastattelusta ja rekrytoinnin muista vaiheista ytimekkään hakijakokemuskyselyn avulla.