Tekoälysäädös rekrytoinnissa

Tekoälysäädös ja rekrytointi – mitä rekrytoijan on hyvä tietää?

Marko Siren Ajankohtaista rekrytoinnissa, Rekrytointi, Rekrytointiprosessi

Tekoälysäädös rekrytoinnissa on herättänyt runsaasti kiinnostusta, ja se tarjoaa monia mahdollisuuksia helpottaa rekrytoijan työtä. Euroopan unionissa on tullut voimaan tekoälysäädös, jonka tavoitteena on varmistaa, että tekoälyä kehitetään ja käytetään EU:ssa turvallisesti. Tekoälysäädös sääntelee tekoälyn käyttöä tiukasti. Asetus tuo rekrytointiin tiukkoja rajoitteita ja oikeudellisia velvoitteita, jotka jokaisen rekrytoijan tulee ottaa vakavasti tekoälyn hyödyntämisessä. 

Mikä on tekoälysäädös? 

EU:n tekoälysäädös on lainsäädäntö, joka asettaa tekoälyn käytölle säännöt ja hallitsee siihen liittyviä riskejä. Säädöksen tavoitteena on varmistaa, että tekoälyä kehitetään ja käytetään EU:ssa turvallisesti ja vastuullisesti. Se luo selkeät vaatimukset tekoälyn kehittäjille ja käyttäjille pyrkimyksenä varmistaa, että tekoälyjärjestelmät ovat luotettavia, turvallisia ja kunnioittavat ihmisten oikeuksia. Lisäksi asetuksella varmistetaan, että tekoälypalveluita ja -tuotteita voidaan hyödyntää vapaasti EU-maiden välillä ilman maakohtaisia rajoituksia. Tekoälysäädös vaikuttaa myös rekrytoinnissa.

Kuinka tekoälysäädös rekrytoinnissa tulee ottaa huomioon?

Tekoälysäädös lähestyy tekoälyn käyttöä riskiperusteisesti, jotta säännöt olisivat oikeasuhtaisia ja tehokkaita eri tilanteissa. Tämä tarkoittaa, että tekoälyn käyttöä säädellään sen mukaan, kuinka suuren riskin se aiheuttaa ihmisten oikeuksille ja turvallisuudelle.  

Tekoälyn käyttö rekrytoinnissa katsotaan säädöksessä kaikista korkeimman riskin toiminnaksi, koska se voi vaikuttaa merkittävästi työnhakijoiden urakehitykseen, toimeentuloon ja oikeuksiin. Siksi säädös asettaa tekoälyn käytölle rekrytoinnissa kaikista tiukemmat vaatimukset. 

Euroopan komission Shaping Europe’s digital future -sivustolla tekoälyn käyttöä rekrytoinnissa kuvaillaan seuraavasti: 

“AI systems identified as high-risk include AI technology used in — employment, management of workers and access to self-employment (e.g. CV-sorting software for recruitment procedures) –” 

Parhaimmillaan tekoäly voi auttaa rekrytoinnissa, jos sen käytettävissä oleva tieto on oikeaa, ja se tekee tiedosta täysin oikeat päätelmät huomioiden myös inhimilliset seikat. Jotta edes osa näistä toteutuu, rekrytoijan on oltava äärimmäisen tarkkana siinä, millaisella tiedolla tekoälyn kouluttaa, ja millaisilla komennoilla sitä käyttää. Esimerkiksi täysin sama tehtävänimike ja tehtävänkuvaus voivat tarkoittaa täysin erilaista työtä ja kulttuuria eri yrityksissä. 

Pahimmillaan tekoälyn tapa käyttää sille annettua tietoa voi vaarantaa työnhakijan yksityisyyden ja tietosuojan. Toisaalta tekoälyn tekemät epämääräiset tulkinnat voivat johtaa syrjintään, sopivan henkilön huomaamatta jäämiseen, ja lopulta rekrytoinnin epäonnistumiseen, mikä puolestaan johtaa helposti rekrytoijan taitojen kyseenalaistamiseen. 

Työpaikkailmoitusten luonti tekoälyllä

Työpaikkailmoitusten ja tehtävänkuvausten kirjoittaminen tekoälyn avulla nopeuttaa tekstien laatimista. Tekoälyn avulla ilmoitustekstissä voi myös kokeilla helposti erilaisia tyylilajeja, ja tekoälyä voi pyytää myös esimerkiksi ehdottamaan tekstityyliä, joka huomioi monimuotoisuuden ja yhdenvertaisuuden. 

Tekoälysäädös edellyttää, että ihmisille kerrotaan, kun he ovat vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa. Esimerkiksi, jos työpaikkailmoitus on tekoälyn kirjoittama, on ilmoituksessa mainittava selkeästi, että sen laatimiseen on käytetty tekoälyä. Tämä koskee myös muita sisältöjä, kuten tekoälyllä luotuja kuvia ja videoita.  

Hakijaviestintä ja tekoälysäädös rekrytoinnissa 

Hakijaviestintä kuuluu yleensä rekrytoinnin työläimpiin vaiheisiin, ja rekrytoijat haluavat tehdä sitä aina paremmin ja oikea-aikaisemmin. Siksi tekoälyn hyödyntäminen hakijaviestinnässä houkuttelee, ja osa työnantajista toivoisi tekoälyn ylläpitävän hakijaviestintää jopa koko rekrytointiprosessin ajan.   

Tekoälysäädöksen avoimuuden periaate koskee myös rekrytointiprosessin aikaista viestintää. Jos tekoälyä käytetään esimerkiksi hakijoille lähetettävien viestien kirjoittamiseen, on viestissä kerrottava selkeästi, että viestin laatimisessa on käytetty tekoälyä. 

Hakemusten lajittelu ja karsinta tekoälyn avulla 

Sopivien osaajien tunnistaminen etenkin suuresta hakijamäärästä on usein myös rekrytoinnin työläimpiä vaiheita. Siksi tekoälyn käyttäminen hakemusten priorisointiin CV:n, hakukirjeen ym. hakuvaiheessa kerättyjen tietojen perusteella voi kuulostaa houkuttelevalta. 

Tekoälysäädöksessä hakemusten lajittelu ja karsinta tekoälyn avulla on erittäin tiukasti säänneltyä ja rajoitettua, ja tällainen tekoälyn käyttö on säädöksen mukaan korkeimman riskin toimintaa. Siihen liittyy erityisiä oikeudellisia vaatimuksia, joita on noudatettava. 

Myös tietosuoja-asetuksen (GDPR) automaattista profilointia ja päätöksentekoa koskevat säännöt velvoittavat rekrytoijaa olemaan tarkkana.  EU:n tietosuoja-asetuksen toteutumista valvova Suomen tietosuojaviranomainen on linjannut seuraavasti: 

”Pelkästään automaattisesta päätöksenteosta on kyse silloin, kun luonnollinen henkilö ei osallistu päätöksentekoon.

Pelkästään automaattisesta päätöksenteosta on kyse esimerkiksi silloin, kun automatisoidun prosessin seurauksena syntyy rekisteröityä koskeva suositus. Jos ihminen arvioisi ja ottaisi huomioon muita lopulliseen päätökseen vaikuttavia tekijöitä, ei kyseessä olisi pelkästään automaattinen päätöksenteko. 

Säännöstä ei voida kiertää näennäisellä ihmisosallisuudella. Jos kyseessä on esimerkiksi rutiininomainen, automaattisesti luotujen profiilien soveltaminen henkilöihin ilman tosiasiallista lopputulokseen vaikuttamisen mahdollisuutta, päätös on pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuva.”  (Tietosuoja.fi, 2024)

Automaattinen päätöksenteko ja sen riskit

Jos tekoäly listaa hakijat järjestykseen hakudokumenttien perusteella, syntyy käytännössä automaattisesti muodostunut suositus hakijoista, jotka saavat korkeimman sijoituksen ja hakijoista, jotka ovat listalla alempana. Vaikka ihminen tekisi varsinaisen päätöksen sopivimman hakijan palkkaamisesta, karsiutuneiden hakijoiden osalta karsimispäätös voi jäädä pelkästään tekoälyn tekemäksi. GDPR:n lisäksi tämä on riskialtista kolmesta syystä: 

  1. Rekrytoijan tulee pystyä perustelemaan työnhakijalle tekoälyn perusteet. Jos käy ilmi, että tekoälyn päättelyssä on ollut puutteita tai se on tulkinnut esimerkiksi työpaikkailmoituksessa annetun tehtävänimikkeen sisällön väärin, voi valituskierre viedä työnantajan oikeuteen. 
  2. Kun hakijalle ilmoitetaan hylkäyksestä, tulisi viestissä kertoa avoimesti, että päätös perustuu automaattiseen päätöksentekoon. Hakijalla on myös EU:n tietosuoja-asetuksen kautta oikeus vastustaa automaattista profilointia ja päätöksentekoa. Tällaisissa tilanteissa tekoälyn tuottama ajansäästö voi kostautua toisissa vaiheissa prosessia moninkertaisesti, mikä vaikeuttaa rekrytointiprosessia ja tekee siitä tehottoman. 
  3. Tekoäly ei voi tietää työkulttuuria, pehmeitä arvoja eikä aina edes kovaa osaamista, koska tehtävän sisältö voi vaihdella täysin yritysten välillä vaikka tehtävänimike olisi sama. Rekrytoijalla onkin merkittävä riski, että tekoäly voi karsia alkuvaiheessa hakijan, joka olisi tehtävään paras valinta. Rekrytoinnin lopputulos ja prosessin laatu voivat heikentyä tuntuvasti, mikä ajan myötä voi heijastua myös sitoutumiseen ja työhyvinvointiin.  

Jos hakijoiden lajittelussa ja karsinnassa kaikesta huolimatta käytetään tekoälyä, työnantajan tulee pystyä kuvaamaan yksiselitteisesti, millä perusteilla (esim. päättelyketju, käytetty data ja datasta tehdyt tulkinnat) tekoäly milloinkin tekee hakijoiden lajittelua ja karsintaa koskevat päätökset. Automaattisesta päätöksenteosta ja tekoälyn käytöstä hakemusten käsittelyssä tulee informoida hakijoita avoimesti, ja hakijoilla on oikeus vastustaa tällaista toimintaa sekä tehdä valituksia. 

HR-tiimille potkut epäonnistuneesta automaattisesta alkukarsinnasta? 

Maailmalla on uutisoitu tapauksista, joissa rekrytointijärjestelmän automatiikka on karsinut osaavia hakijoita alkukättelyssä. Esimerkiksi Business Today uutisoi syyskuussa 2024 tapauksesta, jossa yrityksen HR-tiimi irtisanottiin automaattisen hakijakarsinnan ongelmien vuoksi. 

Uutisen mukaan esihenkilö oli turhautunut siihen, ettei rekrytointijärjestelmä löytänyt sopivia hakijoita, ja hän testasi sitä lähettämällä oman CV:nsä eri nimellä. Myös hänen CV:nsä hylättiin heti kättelyssä automaattisesti ilman, että kukaan oli tarkastanut hänen pätevyyttään tehtävään. Ongelma johtui siitä, että järjestelmä tulkitsi tehtävän osaamisvaatimukset täysin väärin. 

Tapauksesta syntyi laaja keskustelu, jossa osa piti irtisanomisia epäoikeudenmukaisina, kun taas toiset korostivat automaation puutteita rekrytoinnissa. Esimerkiksi LinkedInissä ja Redditissä kommentoijat kertovat vastaavista kokemuksistaan, joissa heidän hakemuksensa on hylätty nopeasti, vaikka heidän osaamisensa vastasi työpaikan vaatimuksia. Keskustelussa vaaditaan enemmän ihmiskeskeistä otetta rekrytointiprosesseihin automaation sijaan. 

Tällaiset tapaukset ovat Suomessa vielä harvinaisia, mutta tekoälyn ja automaation lisääntyessä on odotettavaa, että tekoälyn lieveilmiöihin liittyvien tapausten määrä alkaa kasvaa. Tekoälysäädöksen tarkoituksena onkin varmistaa, että vastaavia tilanteita ei pääsisi syntymään EU:ssa.  

Mitä velvoitteiden laiminlyönnistä seuraa? 

On hyvä muistaa, minkä vuoksi tekoälysäädös on olemassa. Sen tarkoituksena on varmistaa tekoälyn turvallinen ja vastuullinen käyttö. Välitön vaikutus tekoälysäädöksen laiminlyönnistä näkyy todennäköisimmin rekrytoinnin laadussa. Esimerkiksi jos tekoäly on tehnyt sille annetun datan perusteella epämääräisen päätelmän, voi sopivin henkilö mennä rekrytoijalta ohi. Rekrytoinnin epäonnistuminen on rekrytoijalla puolestaan kova ammatillinen takaisku. 

Yritykselle vaikutukset voivat olla huomattavasti tuntuvampia kuin yksittäisen rekrytoinnin epäonnistuminen. Laiminlyönnit voivat johtaa rahallisiin sanktioihin. Sakot voivat olla yrityksille jopa 7 % yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta, jos yritys on käyttänyt kokonaan kiellettyjä tekoälysovelluksia, tai 3 % muista tekoälysäädöksen rikkomuksista ja 1,5 % virheellisten tietojen toimittamisesta.  

Milloin tekoälysäädös rekrytoinnissa tulee voimaan?  

EU:n tekoälysäädös astui voimaan 1.8.2024, ja suurinta osaa säädöksen säännöistä aletaan soveltaa 2.8.2026 alkaen. 

Yhteenveto 

Euroopan unionin tekoälysäädös pyrkii varmistamaan, että tekoälyä käytetään turvallisesti ja vastuullisesti. Säädös asettaa sääntöjä tekoälyn käytölle rekrytoinnissa. Rekrytoijien on tärkeää olla tietoisia näistä säännöistä ja varmistaa, että tekoälyn käyttö tapahtuu turvallisesti ja vastuullisesti, jotta vältytään mahdollisilta ongelmilta, kuten syrjinnältä tai virheellisiltä päätöksiltä. Laiminlyönneistä voi seurata merkittäviä sakkoja, mikä tekee sääntöjen noudattamisesta entistä tärkeämpää.  

Lähteet:  

Kiinnostaako tekoälyn hyödyntäminen rekrytoinnissa? Liity mukaan Facebook ryhmään!

Katso webinaaritallenne ChatGPT:n käyttämisestä rekrytoinnissa ja opit, kuinka tekoäly voi auttaa sinua kaikissa rekrytoinnin vaiheissa.