Hei me muutettiin – meidän vinkit yritysmuuttoon

LAURA Rekrytoinnin vuoden takainen brändiuudistus houkutteli meitä muuttamaan uuteen toimistoon, joka on moderni ja brändimme näköinen. Myös henkilöstömäärän kasvaessa vanhat tilat alkoivat käymään ahtaiksi ja muutto tuntui ajankohtaiselta. Nyt jo kuukauden verran ollaan saatu nauttia uusissa toimitiloissamme. Lue alta meidän hyväksi koetut vinkit yritysmuuttoon, joiden avulla itse onnistuimme muutossa!

Ota henkilöstö mukaan muuttosuunnitteluun

Muuttaminen uusiin toimitiloihin on innostava prosessi ja kun henkilöstö pääsee vaikuttamaan, on lopputulos mielekkäämpi ja toimivampi kaikille.  Meillä koottiin muuttotyöryhmä, jossa oli mukana jokaisesta tiimistä edustajat. Pidimme kerran viikossa muuttopalaverin, jossa jaettiin työtehtäviä, tehtiin päätöksiä ja katsottiin yleisesti missä mennään. Uudet toimitilat remontoitiin täysin tarpeidemme ja toiveidemme mukaan, joten pääsimme alusta asti mm. valitsemaan lattiamateriaaleja, seinien sävyjä ja kalusteita yhdessä sisustussuunnittelijan kanssa. Tämä oli ehdottomasti muuttoprojektin innostavin vaihe!

Laadi tehtävälista ja jaa vastuualueet

Teimme Exceliin taulukon, johon kirjasimme kaikki pienimmätkin muuttotehtävät ja nimesimme niille vastuuhenkilöt. Tehtävälistalla oli esimerkiksi kalusteiden inventointia, sisustussuunnittelua, fyysiseen muuttoon liittyviä tehtäviä ja muuttoviestintää. Listan avulla oli helppo hahmottaa aikatauluja, työmäärää sekä budjettia, joita seurattiin aina viikoittain muuttopalavereissa.

Katso alta meidän muuttovideo! Artikkeli jatkuu videon alla.

Aloita ajoissa!

Tätä ei voi koskaan korostaa tarpeeksi – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Meillä muuttoprojekti aloitettiin melkeinpä oppikirjan mukaan, mutta silti pari viikkoa ennen muuttopäivää tilanne vaikutti kaoottiselta. Kalustetilaukset olivat myöhässä ja hetken pelättiin, että muutamme tyhjään toimistoon. Muutossa tulee aina muuttujia, joten kannattaa varata tarpeeksi aikaa suunnitteluun ja muistaa, että toimituksissa voi mennä jopa useita viikkoja. Lopulta kaikki kuitenkin kääntyi parhain päin ja osa kalusteista saapui odotettua aiemmin.

Merkitse kalusteet ja laatikot ennen muuttopäivää

Fyysiseen muuttopäivään kannattaa myös valmistautua etukäteen. Mukaan lähtevien kalusteiden merkitseminen vei yllättävän paljon aikaa, mutta takasi meille sujuvan muuton. Merkitsimme kaikki kalusteet ja muuttolaatikot koodeilla, jotka lisäsimme myös uuden toimiston pohjapiirustukseen. Pohjapiirustus jaettiin muuttopäivänä muuttomiehille ja tavarat liikkuivat näppärästi oikeille paikoilleen. Kannattaa muistaa merkitä myös ne kalusteet, joita et halua mukaan – vaikka ruksilla. Näin onnistut välttämään mahdolliset sekaannukset muuttopäivänä.

Muista myös muuttoprojektin jälkihoito

Vanhan toimiston läksiäiset oli hyvä tilaisuus päättää kuukausia kestänyt muuttoprojekti ja juhlistaa muuttoa sekä muistella vanhoja. Rentouduimme yhdessä ja tilasimme pizzaa – muuttoperinteitä kunnioittaen. Myös tupareiden järjestäminen on mielestämme tärkeä osa muuttoprojektia.

Meidän muutto ajoittui juuri lomakauden alkuun, joten uusiin toimitiloihin asettuminen on vielä osittain vaiheessa. Tämän vuoksi siirsimme omat tuparit syksyyn. Lisäksi syksyn aikana keräämme vielä henkilöstön mielipiteet tilojen toimivuudesta ja katsomme, että kaikilla on hyvä olla täällä. Muutto on myös erinomainen tilaisuus päivittää toimistoetikettiä koko porukalla ja luoda kaikille miellyttävä työympäristö.

Haluamme vielä lopuksi kiittää meidän henkilöstöä sekä sisustussuunnittelijaa, urakoitsijoita, muuttomiehiä ja kaikkia niitä, jotka olivat osallisina meidän muuttoprojektissa!