Kansainvälinen hallintokoordinaattori / johdon assistentti

Haluatko työskennellä merkityksellisessä roolissa Pohjois-Euroopan johtavassa hedelmöityshoitoklinikoiden ketjussa? Etsimme nyt Ovumia Groupille dynaamista ja kokenutta hallintokoordinaattoria tukemaan johtoa ja varmistamaan hallinnollisten prosessiemme sujuvuuden kansainvälisessä toimintaympäristössä.

Tehtävän kuvaus
Hallintokoordinaattorina olet avainroolissa Ovumian päivittäisessä hallinnossa ja johdon tukemisessa. Työsi on monipuolinen yhdistelmä tarkkuutta vaativaa sihteerityötä, operatiivista projektinhallintaa sekä johdon assistenttitehtäviä. Toimit tiiviissä yhteistyössä toimitusjohtajan (CEO) kanssa ja olet tärkeä linkki eri sidosryhmien välillä.

Keskeiset työtehtäväsi:
– Johtoryhmän sihteerin rooli: kokousten valmistelu, esityslistojen laadinta ja päätösten seuranta.
– Projektinhallinta: avustaminen strategisesti tärkeissä operatiivisissa tehtävissä yhdessä toimitusjohtajan kanssa.
– Tytäryhtiöiden hallitusten ja yhtiökokousten tuki: pöytäkirjojen laatiminen ja virallisten asiakirjojen hallinta.
– Johdon assistentin tehtävät: toimitusjohtajan juoksevien asioiden hoito, yhtiöiden sisäisten merkittävien tapahtumien järjestäminen.
– Henkilöstöhallinnon tuki: työsopimusten ja niiden liitteiden valmistelu sekä muut yleishallinnolliset tehtävät.

Mitä odotamme sinulta?
Etsimämme henkilö on oma-aloitteinen, organisoitunut, ennakointikykyinen ja viihtyy nopeatempoisessa ja kansainvälisessä ympäristössä. Sinulla on kyky pitää monet langat käsissäsi samanaikaisesti, etkä hätkähdä muuttuvia tilanteita.
– Soveltuva korkeakoulututkinto ja vahva näyttö (5+ vuotta) työn kuvausta vastaavista tehtävistä (Executive Assistant / Management Assistant).
– Erinomainen suomen ja englannin kielen taito (kirjallinen ja suullinen), muu kielitaito kuten ruotsi, viro tai espanja katsotaan eduksi.
– Hallinnollinen prosessiosaaminen: kokemusta pöytäkirjaamisesta, kokousten hallinnoinnista, matkajärjestelyistä ja raportoinnista.
– Syvällinen osaaminen MS Office -työkaluista, kokemus projektinhallintatyökaluista ja kokemus tekoälyn soveltamisesta katsotaan eduksi.
– Huolellinen, hienotunteinen, aktiivinen, joustava ja järjestelmällinen työote – käsittelet luottamuksellista tietoa päivittäin.
– Sinulla on hyvät sosiaaliset- ja viestintätaidot.
– Olet tarvittaessa valmis matkustamaan.

Työ on täysiaikaista. Työ on aluksi määräaikainen perhevapaan sijaisuus 31.12.2027 asti. Työsuhteen vakinaistamisesta on mahdollisuus neuvotella ennen sijaisuuden päättymistä. Pääasiallinen työpisteesi sijaitsee Tampereella. Lähityötä on 2-4 pvä/vko.

Osaamisalue: Hallinto- & toimistotehtävät