Projektikoordinaattori (operatiivinen koordinointi, Indonesia-kumppanit)

**Yrityksestä lyhyesti**

Kaalimaa Oy on yhden hengen IT-konsulttiyritys. Haettava rooli on käytännönläheinen koordinaattorirooli omistajan ohjauksessa.

**Tietosuoja / asiakasvaatimus (pakollinen)**

Työ tehdään Suomesta käsin.

Asiakasdataa ei käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella eikä sitä siirretä ulkomaille.

**Mitä työ käytännössä on**

Työ on koordinaattorirooli: seurantaa, dokumentointia ja rutiinien koordinointia omistajan ohjauksessa.

Tavoite on varmistaa, että sovitut asiat etenevät, materiaalit ovat kunnossa ja kumppaniviestintä pysyy järjestyksessä.

**Tehtäviä (esimerkkejä)**

Kumppaniviestinnän koordinointi kahden indonesialaisen kumppanin kanssa: palaverimuistiot, toimenpidelistat, seuranta.

Työjonon ylläpito ja viikkokoosteet (tehty / tekeillä / esteet / seuraavaksi).

Rahoitushakemusten ja raportoinnin valmistelu omistajan ohjeiden mukaan (esim. Business Finland): liitteiden kokoaminen, koonti, määräaikojen seuranta.

Laskutusrutiinien valmistelu ja lähetys ohjeiden mukaan, liitteiden hallinta.

Maksuehdotusten valmistelu omistajan hyväksyttäväksi (kahden silmän periaate; ei itsenäistä maksujen hyväksyntää).

Prosessien dokumentointi (SOP/checklist) virheiden vähentämiseksi.

**Työaikajärjestely**

Indonesia on 5 – 6 tuntia Suomen aikaa edellä.

Tästä syystä rooliin voi kuulua sovitusti varhaisia Teams-palavereita Suomen ajassa.

Työaika on 37,5 h/vko ja työajat sovitaan niin, että lepoajat toteutuvat.

**Työskentely pääkaupunkiseudulla**

Yrityksellä ei ole omaa toimistoa.

Työ tehdään pääkaupunkiseudulla sovituissa työpisteissä (esim. coworking) ja tapaamisissa.

Etätyö on mahdollista sopimuksen mukaan, kuitenkin siten että työ tehdään Suomessa ja tietosuojavaatimukset toteutuvat.

**Vaatimukset (pakolliset)**

Ammatillinen Bahasa Indonesia (kirjallinen ja suullinen), koska osa kumppaniyhteistyön viestinnästä ja dokumentaatiosta on indonesiaksi.

Hyvä kirjallinen englanti (raportointi ja dokumentointi).

Työskentely Suomessa (ei ulkomailta).

Valmius matkustaa Indonesiaan 2 – 4 kertaa vuodessa (kumppanityöpajat; matkakulut yrityksen käytännön mukaan).

Järjestelmällinen ja tarkka työote (seuranta, dokumentointi, checklistit).

**Katsotaan eduksi**

Kokemus rahoitushakemuksista/raportoinnista (Business Finland tms.).

Kokemus laskutuksesta / ostolaskuista / taloushallinnon rutiineista (ei tarvitse olla kirjanpitäjä).

Kokemus prosessien dokumentoinnista (SOP/checklist).

Kokemus pienen yrityksen hands-on-arjesta.

**Hakeminen (pakollinen esikarsinta)**

Hakemukset Työmarkkinatorin kautta.

Hakemuksessa tulee olla:

Pakolliset Kyllä/Ei-kysymykset

Onko sinulla ammatillinen Bahasa Indonesia -taito (kirjallinen ja suullinen)?

Voitko työskennellä Suomessa pysyvästi (ei ulkomailta)?

Oletko valmis matkustamaan Indonesiaan 2 – 4 kertaa vuodessa?

Pystytkö aloittamaan kohtuullisen ajan sisällä (tavoite 30 päivää)?

Onko sinulla kokemusta koordinaatiosta (tehtäväseuranta, muistiot, viikkokooste)?

**Pakolliset kirjoitusnäytteet**

A) Indonesiaksi (150-250 sanaa): viikkotilannepäivitys indonesialaiselle kumppanille (tehty / esteet / seuraavaksi / kysymykset).

B) Englanniksi (250-400 sanaa): käytännön checklist virheiden vähentämiseksi laskujen lähetyksessä ja maksujen valmistelussa (kahden silmän periaate).

Puuttuvat vastaukset tai kirjoitusnäytteet: hakemusta ei käsitellä

Osaamisalue: Hallinto- & toimistotehtävät