Järjestelmällisyys auttaa menestymään työhaastatteluissa – case Kiilto

Yksi rekrytoinnin tärkeimmistä vaiheista on työhaastattelu, jossa työnantaja ja työnhakija pääsevät tutustumaan toisiinsa. Hyvä suunnittelu, jämpti aikataulutus ja selkeä vastuunjako ovat avaintekijöitä rekrytointien ja haastattelujen onnistumisessa. Jouhevasti etenevästä rekrytoinnista heijastuu positiivinen kuva myös hakijoille. 

Haastattelukäytäntöjä käsiteltiin myös 4.5.2021 järjestetyssä webinaarissamme, jossa Kiilto Family Oy:n HRD Specialist Leena Koskimaa avasi Kiillon tyypillisiä haastattelukäytäntöjä ja prosesseja. Koskimaa kuvailee Kiillon tyypillistä rekrytointia pääosin HR-vetoiseksi prosessiksi, jossa suunnitelmallisuus on mukana aina alkuvaiheen suunnittelusta lähtien. Rekrytoinnit alkavat aloituspalaverilla, jossa HR-asiantuntija ja rekrytoiva esihenkilö sopivat rekrytoinnin etenemisestä, vastuunjaosta ja aikataulutuksesta.

Haastattelupäivä näkyviin rekrytointi-ilmoitukseen

Koskimaa pitää tärkeänä, että rekrytointi aikataulutetaan tarkasti ja että sovitussa aikataulussa myös pysytään. Aivan rekrytoinnin alussa sovitaan esimerkiksi, mihin mennessä pitää olla tiedossa, ketkä hakijat kutsutaan videohaastatteluun. Suunnitteluvaiheessa sovitaan myös varsinaisen työhaastattelun päivämäärä sekä muut merkittävät etapit kuten henkilöarviointien aikataulut. 

Kiilto on saanut työnhakijoilta kiitosta jämptistä ja avoimesta tiedonvälityksestä. Myönteinen palaute on helppo ymmärtää, sillä esimerkiksi haastattelupäivä ilmoitetaan hakijoille jo rekrytointi-ilmoituksessa.

Selkeä vastuunjako heijastuu hakijakokemukseen

Kiilto hoitaa rekrytoinnit erittäin suunnitelmallisesti ja järjestelmällisesti. Koskimaa vinkkaa, että selkeä sisäinen vastuunjako mahdollistaa sujuvan yhteistyön HR:n ja esihenkilöiden kesken, mikä heijastuu positiivisesti myös hakijakokemukseen.

Selkeä työnjako ja järjestelmällisyys näkyvät myös Kiillon työhaastatteluissa, ja haastattelut etenevät ennalta sovitun rakenteen mukaan. Haastattelutilaisuuden vetäminen ja esimerkiksi yleisten motivaatiokysymysten läpikäynti on HR-asiantuntijan vastuulla. Esihenkilö keskittyy haastattelussa puolestaan hakijan osaamisen kartoittamiseen ja syventyy tehtäväkohtaisiin kysymyksiin.

Koskimaa kertoo, että haastattelurunko pyritään pitämään aina samana, joskin kysymykset valitaan toki tilanteen mukaan.

— Kun haastattelurunko on yhdenmukainen, kaikilta haastateltavilta saadaan kysyttyä samat asiat, ja se haastateltaville tasapuolista.

Haastatteluaikojen sopiminen onnistuu nopeasti sähköisen ajanvarauksen avulla

Yksi työhaastattelujen työläimmistä vaiheista on perinteisesti ollut haastatteluaikojen sopiminen. Leena Koskimaa kertoo, että LAURA™ -palvelun sähköinen ajanvarauskalenteri on tuonut iloa HR:n työhön ja vähentänyt haastatteluaikojen sopimiseen menevää aikaa. 

LAURA™ -palvelun sähköinen ajanvarauskalenteri on tuonut iloa HR:n työhön ja vähentänyt haastatteluaikojen sopimiseen menevää aikaa

Leena Koskimaa, HRD Specialist, Kiilto Family Oy

Työhaastatteluun kutsutut saavat haastattelukutsussa henkilökohtaisen linkin, jonka kautta tarjolla olevista ajoista pääsee varaamaan sen, joka sopii kaikista parhaiten. Leena Koskimaa kertoo, että haastatteluajat varataan varsin nopeasti.

— Aika nopeasti hakijat ajan varaavat.

Koskimaa toteaa, että hakijoille sähköinen ajanvaraus on jopa mukavampi tapa sopia haastatteluaika kuin puhelinsoitto, joka saattaa katkaista esimerkiksi tärkeän palaverin. Verkossa vaihtoehtoihin pääsee tutustumaan rauhassa ja aikataulun saa hahmotettua visuaalisesti paremmin kuin puhelimessa.

— He hahmottavat aikataulun visuaalisesti paremmin kuin että soittaisin ja rupeaisin ehdottelemaan aikoja puhelimessa.

Myös henkilökohtaista kontaktointia tarvitaan

Rekrytointiprosessit etenevät nykypäivänä enimmäkseen verkossa, mikä ei suinkaan tee henkilökohtaista kontaktointia tarpeettomaksi. Etänä tai paikan päällä tapahtuva työhaastattelu luo henkilökohtaisen kontaktin haastateltavan ja haastattelijoiden kesken.

Koskimaa pohtii henkilökohtaista kontaktointia myös rekrytoinnin alkupuolella. Jos videohaastattelu on hakemuksen jälkeen seuraava aktiivinen kontaktointivaihe, videohaastatteluun kutsuttaville voitaisiin myös soittaa ennakkoon. Leena toteaa, että eri kulttuureista tulevilla hakijoilla on myös erilaisia odotuksia, missä vaiheissa odotetaan henkilökohtaista kontaktointia.

Lopuksi on hyvä muistaa, rekrytointeja ja haastatteluita voi hoitaa järjestelmällisesti ja laadukkaasti usealla eri tavalla. Työnantajien kannattaakin valikoida ne parhaat käytännöt, jotka palvelevat parhaiten omaa rekrytointiprosessia ja työnhakijoita.

---

Haluatko kuulla lisää LAURA™:n sähköisestä ajanvarauskalenterista?

Ota meihin yhteyttä

Lue myös artikkelimme: Jokainen rekrytointi on myös kampanja työnantajakuvan puolesta