Työn organisointi ja sen merkitys korostuu erityisesti kiireessä. Työtehtäviä on liikaa eikä aika tunnu riittävän mihinkään. Ota nämä 10 vinkkiä käyttöön ja tulet hämmästymään kuinka paljon onnellisempaa, tuottavampaa ja lopulta menestyksekkäämpää työelämäsi voi olla pienten muutosten avulla.
10 vinkkiä, joiden avulla työn organisointi muuttuu tehokkaammaksi:
1. Älä yritä lisätä vuorokauteen tunteja
Kaikki tietävät, että vuorokausi sisältää 24 tuntia eikä niistä jokaista voi käyttää pelkästään työntekoon. Ylitöiden tekeminen ei saa aikaan välttämättä loistavia tuloksia. Jos pidennät jatkuvasti työpäivääsi tunneilla, on riskinä, että palat ennemmin tai myöhemmin loppuun. Pyri sen sijaan käyttämään työaikasi tehokkaammin, jotta sinun ei tarvitse valvoa öitä työkoneen ääressä.
2. Tee itsellesi tehtävälistoja
Erilaiset tehtävä- ja to do-listat ovat erinomaisia keinoja hallita työkuormaa. Ota työpäivän alusta tai lopusta pieni aika siihen, että kirjaat ylös kaikki keskeneräiset tehtävät. Yritä myös järjestää ne tärkeys- tai kiireellisyysjärjestykseen. Näin pysyt perillä työtehtävistäsi ja pystyt keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Saatat saada myös pientä mielihyvää siitä, kun näet tehdyt työtehtävät yliviivattuina.
3. Aseta itsellesi tavoitteita
Et voi tunnistaa, kuinka sinun tulisi käyttää työaikaasi, jos et tiedä mitkä asiat ovat tärkeimpiä. Selvitä, mikä auttaa sinua menestymään ja mitä haluat saavuttaa. Onko toiveissasi kenties ylennys tai palkankorotus? Vai haluatko saada itsellesi vaativampia työtehtäviä? Usein menestyvät ihmiset ovat niitä, jotka osaavat asettaa itselleen tavoitteita ja pääsevät niihin. Voit pyytää esihenkilösi tukea sopivien tavoitteiden asettamiseen.
4. Priorisoi
Kun tavoitteet on asetettu ja tiedät missä mennään, voit priorisoida. Käytä enemmän aikaa niihin työtehtäviin, joista hyödyt eniten ja jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi. Työterveyslaitos on jakanut hyviä vinkkejä priorisointiin. Voit esimerkiksi jakaa työtehtäväsi neljään luokkaan tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella:
- kiireelliset ja tärkeät tehtävät
- kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
- ei-kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
- ei-kiireelliset eivätkä niin tärkeät tehtävät.(Työterveyslaitos 2016: Ajanhallinta ja asiantuntijatyö)
5. Varo ”vale-deadlineja”
Harvemmin saat pyynnön tehdä jonkun työtehtävän ”sitten kun ehdit”, vaan yleensä niitä saapuu saatesanoilla ”asap” tai ”mahdollisimman pian”. Todellisuudessa kiireellinen työtehtävä ei olekaan niin välttämätön, kuin lähettäjän viestissä annettiin ymmärtää. Sinun ei myöskään tarvitse aina kaikissa tilanteissa asettaa muiden pyyntöjä omien työtehtäviesi edelle, vaan usein näissä on neuvotteluvaraa. Viesti myös avoimesti omasta työtilanteestasi ja selvitä kaikille osapuolille sopiva aikaikkuna saada hommat tehdyiksi.
6. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Jos tehtävälistasi on ehtinyt kasvaa liian pitkäksi, pyri välttämään tilannetta, jossa edistät hieman montaa asiaa samaan aikaan. Fokuksesi katoaa äkkiä eikä monen työtehtävän yhtäaikainen tekeminen ole tehokasta. Mahdollisuuksien mukaan keskity yhteen tehtävään kerrallaan ja hoida se pois alta ennen kuin siirryt seuraavaan. Älä myöskään kurki sähköpostia tai puhelinta sillä välin, vaan keskitä kaikki huomiosi meneillään olevaan asiaan.
7. Delegoi silloin kun mahdollista
Hyvä delegointi säästää aikaa ja parhaimmillaan motivoi sekä kehittää tiimin jäseniä. Muista, että sinulla on aina mahdollisuus pyytää apua kollegoiltasi. Erityisesti silloin, kun he eivät ole kiireisiä tai heiltä löytyy tiettyä ammattiosaamista asiaan, joka pitäisi saada tehdyksi.
Pidä huoli delegoidessasi työtehtävän omalta pöydältäsi toiselle, että kerrot miksi valitsit juuri kyseisen henkilön tehtävään ja miten uskot myös hänen hyötyvän työtehtävän hoitamisesta. Hyvän delegoinnin avain on saada toinen tuntemaan itsensä arvostetuksi ja tärkeäksi. Silloin hän luultavasti tarjoaa apuansa sinulle paljon mieluummin.
8. Pidä sähköpostisi siistinä
Yritä löytää sisäinen organisoijasi ja pidä työsähköpostisi järjestyksessä. Vastaa kiireellisiin viesteihin mahdollisimman nopeasti ja järjestele viestejä niille sopiviin kansioihin. Hyödynnä myös eri sähköpostiohjelmien muistutus- ja merkitsemistoimintoja. Voit esimerkiksi värikoodata punaisella ne viestit, joihin on palattava vielä myöhemmin. Kun huomaat jonkun viestin olevan tarpeeton, deletoi se tai siirrä omaan kansioonsa pois silmistäsi.
9. Valmistaudu palavereihin etukäteen
Hyvissä ja tuloksellisissa palavereissa on mietitty agenda ja valmistauduttu käsiteltäviin asioihin etukäteen. Pidä siis huoli ainakin omalta osaltasi, että valmistaudut palaveriin. Se säästää kaikkien aikaan, kun kokouksen aikana ei tarvitse kerrata pieniä yksityiskohtia vaan voida keskittyä päätöksentekoon. Saavu myös ajoissa paikalla!
10. Tunne itsesi
Koetko olevasi kaikkein tehokkaimmillasi aamupäivästä? Suunnittele päiväsi sen mukaan, mihin aikaan tunnet saavasi eniten aikaan ja olevasi parhaimmillasi. Jätä nopeita ja helppoja tehtäviä siihen hetkeen, kun energiatasosi on matalimmillaan esim. lounaan jälkeen ja taklaa haastavammat tehtävät jo aiemmin.
Teksti kirjoitettu How to be organised at work (Totaljobs.com) artikkelin pohjalta.
Kuvan lähde: Photo by DS stories from Pexels
![](/rekrytointi/wp-content/uploads/2023/11/kymen-sanomat_23px.png"){kind=small}
