Rekrytointiviestinnän monet mahdollisuudet

Psycon Oy julkaisi 20.4.2016 Saana Rossin kirjoittaman bloggauksen rekrytointiviestinnän tärkeydestä ja sen mustasta aukosta – ”Ei kiitos”-viestinnästä. Blogikirjoituksessa otetaan kantaa työnhakijaviestintään ja siihen, kuinka helposti se unohdetaan niiden kohdalla, jotka eivät enää jatka mukana hakuprosessissa. Rossin kirjoituksessa oli paljon sellaista asiaa, jonka pitäisi olla itsestään selvää työnantajalle, mutta joka jää silti usein liian vähälle huomiolle. Kuten Rossi kirjoittaa, rekrytointiviestinnässä on kyse paitsi yrityksen työnantajakuvasta, myös maineesta muidenkin viiteryhmien, kuten asiakkaiden ja työnhakijoiden silmissä.

Heikon rekrytointiviestinnän taustalla voi olla kiireen, unohtamisen ja välinpitämättömyyden ohella pelko virheellisestä viestinnästä, vastuunjakoon liittyvistä ongelmista tai sisäiseen viestintään liittyvistä heikkouksista. Esimerkki sisäisen viestinnän takkuilusta on, kun kesätyönhakija on ensin saanut tiedon varmistuneesta työpaikasta ja vähän ajan kuluttua hylkäysviestin. Tässä tapauksessa rekrytoinnista puuttuu selvästi läpinäkyvyyttä; vasen käsi ei tiedä mitä oikea tekee.

Hakijoiden suuntaan tehtävä viestintä ei siis välttämättä riitä, vaan tiedon täytyy kulkea ja näkyä kaikkien rekrytointiin osallistuvien kesken. Jos yrityksellä on rekrytointijärjestelmä käytössään, on tärkeää, että kaikesta rekrytointiviestinnästä jää lokitieto järjestelmään rekrytoijien tarkasteltavaksi. Tällöin rekrytointien läpinäkyvyys paranee ja viestinnällisiltä virheiltä vältytään. Rekrytoijan työtä helpottaa myös, kun rekrytointijärjestelmään voidaan tehdä erilaisia huomautuksia ja muistutuksia, kuten automaattiviestejä kiinnostavasta hakijasta tai muistutuksia viestinnän viiveestä työpaikkaan liittyen. Tämänkaltaiset reminderit ja triggerit ovat hyvän järjestelmän ominaisuuksia.

Työnhakijalle tehtävässä viestinnässä hyvä rekrytointijärjestelmä tukee sekä automaattiviestintää että massaviestintää valikoiduille hakijaryhmille. Automaattiviestinnän lähtökohta on ”kiitos hakemuksestasi” -viestit, mutta sen avulla voi myös lisäksi ajastaa viestejä vaikkapa muistuttamaan hakijoita päivittämään hakemuksensa. Myös valinnan etenemiseen voidaan liittää automaattiviestintää. Massaviestinnän pitää olla helppokäyttöistä, jotta väliaikatietoja kuten haastattelukutsuja ym. voidaan lähettää virheettömästi.

Erilaisina viestintätapoina voi olla sähköpostin ohella myös tekstiviestit: ”Hei, soita ja varaa haastatteluaika”. Lisäksi videoiden käyttö rekrytointiviestinnässä yleistyy ja tukee hyvää työnantajakuvaa niin hakemuksia jätettäessä kuin haastatteluvaiheessa. Laura Rekrytointijärjestelmää kehitettäessä em. piirteet ovat huomioitu asiakkaiden toiveiden mukaan ja niitä voidaan käyttää yksilöllisesti työnantajakuvaan sopivilla tavoilla.

Lue myös tarina epäonnistuneesta hakijaviestinnästä.