Uusi tietosuoja-asetus muuttaa rekrytointia

Uusi tietosuoja-asetus muuttaa rekrytointia

EU:n tietosuojauudistus tuo lisäoikeuksia työnhakijalle ja asettaa uusia vaatimuksia työnantajalle. Uusi tietosuoja-asetus eli GDPR astuu voimaan 25.5.2018. Tämän jälkeen rekisterinpitäjälle voidaan antaa tuntuva sakkorangaistus, jos rekisterin ylläpitoa ei hoideta asetuksen mukaisesti.

Uusi asetus velvoittaa kaikkia henkilötietoja kerääviä tahoja toimimaan erityisen tarkasti kerätyn tiedon kanssa. Tämä tarkoittaa muun muassa työnhakijoista kerättyjä tietoja. Kaikkien henkilötietojen tulee olla saatavissa sähköisesti käsiteltävässä muodossa, ja niitä tulee pystyä poistamaan sekä siirtämään työnhakijan pyynnöstä.

Henkilötiedoiksi katsotaan kaikki henkilöstä saatava tieto, joka on suoraan tai epäsuorasti johdettavissa kyseiseen henkilöön. Tietojen keräämiseen tulee aina pyytää lupa ja rekisterinpitäjän on tarkasti kerrottava tietojen käytöstä.

”Työnantajille on tiedossa uudenlaisia velvoitteita raportoinnin, tietojenkäsittelyn ja rekisterien ylläpidon suhteen. Niille työnantajille, joilla ei ole LAURA™-palvelun kaltaista rekrytointijärjestelmää käytössä tämä tarkoittaa väistämättä isoja muutoksia. LAURA™:an huolehdimme muutokset yhdessä asiakkaidemme kanssa”, toteaa LAURA Rekrytointi Oy:n teknologiajohtaja Markku Ekblom.

Tietosuojaviranomainen voi määrätä rekisterinpitäjälle tuntuvia sakkoja rikkomuksista. Rekrytointiin kannattaa ottaa käyttöön järjestelmä, joka hoitaa lain vaatimukset ja vähentää rekrytointien viemää aikaa. Samalla rekrytoinnit hoidetaan luotettavasti ja laadukkaasti.

Onnistu GDPR-muutoksessa ja ota LAURA™-palvelu käyttöön! Ole meihin yhteydessä ja huolehditaan yhdessä organisaationne GDPR-vaatimukset rekrytointiprosessin osalta kuntoon.

 

Ota yhteyttä!

 


Artikkeli on alun perin julkaistu Suomen Kiinnostavimmat työpaikat -liitteessä.


Markku Ekblom

Kommentit

  1. Mitä tarkoitetaan sillä, että tietojen tulee olla sähköisesti käsiteltävässä muodossa? Voiko enää postitse saatuja paperisia tai vaikka videonauhana saatuja työhakemuksia tallettaa/säilyttää? Käsittääkö sähköinen muoto sähköpostitse saatuja vaikkapa PDF-muotoisia hakemuksia? Vai onko vain tietojärjestelmiin talletetut tiedot luvallisia?

  2. Markku Ekblom Says: kesäkuu 20, 2019 at 2:09 pm

    Tuo kohta liittyy tietosuoja-asetuksen artiklaan 15 (Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin) kohtaan 3, joka kuuluu näin: ”Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.”

    Asetus ei ota kantaa siihen missä formaatissa henkilötiedot ovat vaan koskee kaikkia henkilötietoja formaatista tai esitystavasta riippumatta. Jos henkilö on tunnistettavissa videosta tai kertoo videolla henkilötietojaan, asetus pätee siihen yhtälailla kuin vaikka PDF-hakemukseen mikä sisältää henkilötietoja.

    Asetus ei myöskään suoraan kiellä esim. paperihakemusten käsittelyä, mutta moni asetuksen rekisterinpitäjää ja käsittelijää koskeva vaatimus voi nopeasti muodostua mahdottomaksi toteuttaa papereita käsitellessä. Miten esim. taataan, että paperihakemukseen pääsee käsiksi ainoastaan ne henkilöt, joilla on oikeus nähdä kyseinen hakemus? Tai miten huolehditaan esim. siitä, että paperihakemuksessa olevat henkilötiedot tuhotaan turvallisesti kun ne pitää poistaa? Ja miten ylipäänsä varmistetaan, että kaikki paperilla olevat tiedot poistuvat ajallaan, eivätkä jää johonkin lojumaan laittoman pitkäksi aikaa?

    Sähköiset järjestelmät osaavat huolehtia tietojen poistosta automaattisesti rekisterinpitäjän asettaman ajan jälkeen ja käyttöoikeuksilla voidaan rajata pääsy hakemuksiin vain halutuille henkilöille. Lisäksi sähköisissä järjestelmissä kuten LAURA:ssa on paljon muita ominaisuuksia kuten lokitus, jonka avulla nähdään ketkä ovat käyneet milloinkin katsomassa tiettyä hakemusta, jolloin esim. mahdollisten tietovuotojen selvittäminen on helpompaa.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *