Työnhakijoiden pisteytys, tägäys ja muut rekrytoijan merkinnät apuna rekrytoinneissa

Erilaiset rekrytoijan merkinnät, kuten työnhakijoiden pisteytys, ryhmittely ja tägäys, ovat vakiotoiminallisuuksia monissa rekrytointijärjestelmissä. Rekrytoijan merkintöjen tarkoituksena on toimia apuna rekrytointiprosessin ohjaamisessa, valinta- ja karsintavaiheen työkaluina. Rekrytoinnin edetessä kertyvät tiedot on myös näppärää dokumentoida muistiinpanokenttiin.

Tallentamalla olennaiset tiedot esimerkiksi hakijan kompetensseista sekä haastatteluista ja suosittelusoitoista yhteen paikkaan rekrytointi hoituu eheästi ja GDPR:n mukaisesti. Seuraavaan on koostettu rekrytointijärjestelmän yleisimpiä merkitsemistapoja ja niiden käyttötarkoituksia:

Status

Statuksen ensisijainen käyttötarkoitus on yleensä ohjata prosessin kulkua sekä ryhmittää hakijoita sen perusteella, missä rekrytoinnin vaiheessa kukin heistä on (ketkä ovat haastattelussa, keiden hakemukset on vielä käsittelemättä jne.). Kun statustiedon pitää ajan tasalla, se tarjoaa helposti ymmärrettävän yleiskuvan rekrytoinnin etenemisestä. 

Etenemisestä kannattaa myös kertoa hakijoille, koska riittävä viestintä on hyvän hakijakokemuksen avaintekijä. Statuksen vaihtaminen on yleensä merkki siitä, että prosessissa on edetty. Siksi kannattaakin hyödyntää automaattisia hakijaviestejä, jotka aktivoituvat statuksen vaihdosta. Esimerkiksi “Haastattelu”-statukseen voi aktivoida haastattelukutsun.

Tägit

Avainsanojen käyttöön perustuvat tägipilvet tunnetaan joustavuudestaan, sillä uusia tägejä voi lisätä sitä mukaa kun niitä tarvitsee. Rekrytointijärjestelmässä tägäystä voi käyttää esimerkiksi todennettujen osaamisten merkitsemiseen, jolloin kunkin hakijan osaamiset nousevat myös hakijavertailuihin.

Tägit toimivat näppärästi myös hakusuodattimina. Tägihaun avulla haluttu hakijajoukko on helppo löytää laajastakin hakijakannasta, joten tägejä voi hyödyntää myös talent poolien muodostamiseen. Parilla kriteerillä voit hakea esimerkiksi viiden tähden asiakaspalvelun osaajat.

Työnhakijoiden pisteytys tähtiarvioilla

Viisitähtiset tähtiarviot ovat tuttuja mm. sovelluskaupoista ja monista muista yhteyksistä. Rekrytointijärjestelmässä tähdillä voi pisteyttää hakijoita esimerkiksi soveltuvuuden mukaan. Työnhakijoiden pisteytysmenetelmänä tähtiarvio on äärimmäisen yksinkertainen käyttää ja visuaalisuudessaan myös selkeä ymmärtää. Siksi sitä on luonteva käyttää silloinkin, kun rekrytointeja on tottunut tekemään harvoin. Tähtiarviota kannattaa peilata aina rekrytoinnin valintakriteereihin, jolloin se toimii helppona ja tehokkaana pisteytysmenetelmänä.

Muistiinpanot ja kommentit

Yksityiskohtainen tieto ei aina mahdu statukseen, tägeihin ja pisteytyksiin, jolloin muut rekrytoinnin kannata tarpeelliset tiedot voi tallentaa esimerkiksi kommenttikenttiin sekä muistiinpanoihin, josta tieto nousee myös hakijavertailuihin. Näin esimerkiksi haastatteluissa ja suosittelusoitoissa esille tulleet seikat on helppo tallentaa yhteen paikkaan, josta tieto löytyy rekrytoinnissa tehtävien päätösten tueksi helposti.

Omat luokittelut

Laura Rekrytointijärjestelmässä on mahdollista käyttää myös omia luokitteluita ja tarkistuslistoja esimerkiksi spesifien mutta tietyntyyppisten rekrytointien kannalta olennaisten seikkojen merkitsemiseen: esimerkiksi “Rikostaustaote tarkistettu”, “Tutkintotodistukset tarkistettu” jne. Omien luokittelujen avulla rekrytointiprosessin ohjaamista ja pisteytystä voi jatkaa siitä, mihin tavanomaiset työkalut eivät enää riitä.