Tärkeimmät rekrytointijärjestelmän hyödyt ovat rekrytointiprosessin tehostaminen, työnantajamielikuvan kohentaminen, automatisoitu hakijaviestintä sekä hakemusten käsittely GDPR tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Rekrytointeihin ei ole aina käytetty digitaalisia järjestelmiä ja jos rekrytointeja on vähän ja harvakseltaan, sen hankinta ei ole välttämättä kaikille tarpeen. Kuitenkin, jos rekrytointeja vuodessa on 10 tai yli, investointi järjestelmään on perusteltua. Myös alle 10 rekrytoinnin vuosittaisella volyymillä, kannattaa harkita järjestelmän hankintaa erityisesti GDPR:n näkökulmasta.
GDPR (General Data Protection Regulation) tietosuoja-asetuksessa on määritelty kansalaisen oikeudet liittyen henkilötietojen käsittelyyn. Asetuksen myötä jokaisella EU-kansalaisella on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, saada tieto siitä, miten henkilötiedot on kerätty sekä miten niitä käsitellään ja kenelle niitä annetaan. Tämä asetus velvoittaa henkilötietoja kerääviä organisaatioita poistamaan ne, mikäli käsittelylle ei ole laillisia perusteita. (Tietosuoja.fi)
Rekrytointijärjestelmän hyödyt Laurassa
Laura Rekrytointijärjestelmän avulla viet helposti läpi koko rekrytointiprosessin rekrytoinnin suunnittelusta hakijan palkkaukseen ja raportointiin. Hakijoiden tietoturvasta huolehtiminen ja hakijaviestintä on järjestelmän avulla helppoa, jolloin voit keskittyä olennaiseen, eli OSAAJAAN, joka haluaa teille töihin. Tehokkaasti, tyylikkäästi ja vastuullisesti hoidettu rekrytointi palvelee sekä työnantajaa että työnhakijaa!
Rekrytointiprosessi alkaa useimmiten tarveharkinnalla ja organisaation sisäisellä hyväksymiskierroksella. Laura Rekrytointijärjestelmän avulla rekrytointia voi luonnostella järjestelmässä sähköisen lomakkeen avulla. Lomakkeelle kirjataan rekrytointiin liittyvät tiedot, kuten tehtävänimike ja perustelut tehtävän täyttämiseksi, palkattavien määrä, työsuhteen tyyppi ja muut perustiedot. Tämän jälkeen, kun rekrytointilupa on hyväksytty ylemmän esimiehen toimesta, rekrytoinnin luonnoksesta voidaan siirtyä työpaikkailmoituksen tekovaiheeseen.
Kun työpaikkailmoitus tehdään järjestelmässä, voidaan helpommin käyttää vanhoja ilmoituksia uusien pohjana tai muita pohjia esim. kuvien ja videoiden kera, jolloin itse ilmoituksen tekeminen vie vain hetken. Laura Rekrytointijärjestelmän avulla voit varmistaa, että työnantajabrändisi välittyy hakijoille ja jaat näyttävät rekrytointi-ilmoitukset helposti juuri niihin kanaviin, missä osaajat liikkuvat. Laura mahdollistaa työpaikkailmoituksen julkaisun omassa intranetissä, kotisivuilla ja työnhakuportaaleissa (mm. Laura.fi, Duunitori.fi, Jobly.fi, Oikotie.fi ja TE-palvelut.fi) yhden klikkauksen avulla. Rekrytoijan aikaa säästyy merkittävästi.
Julkaisun jälkeen alkaa hakijan osuus. Hakijat arvioivat ilmoituksen tekstiä ja visuaalisuutta sekä todennäköisesti vilkaisevat myös hakulomakkeen. Brändinmukainen ilme hakulomakkeella vakuuttaa ja houkuttelee hakijaa viemään hakemisen loppuun asti. Laura Rekrytointijärjestelmässä hakemuksen jättö ei keskeydy käyttäjätunnukseen ja kirjautumiseen, vaan haku sujuu mutkattomasti ilman rekisteröitymistä. Tarkoituksenmukainen ja tehtävään mukautettu hakemuslomake ohjaa työnhakijaa kertomaan itsestään juuri haettavan tehtävän kannalta olennaisimmat tiedot.
Työhakemuksen lähettämisen jälkeen hakijat saavat kuittauksen siitä, että hakemus on saapunut perille. Automaattinen “Kiitos hakemuksestasi”-viesti lähtee hakijalle, kun hakemus on vastaanotettu. Nopeatempoinen, oikea-aikainen ja vaivaton hakijaviestintä onnistuu Laura Rekrytointijärjestelmän fiksun automatiikan avulla, jolloin kaikki rekrytoinnin osapuolet ovat jatkuvasti ajan tasalla rekrytoinnin etenemisestä. Hakijaviestejä pystyy myös ajastamaan ja järjestelmän avulla onnistuvat niin suorat viestit yksittäiselle hakijalle kuin ryhmäviestitkin suuremmalle joukolle.
Työhakemusten käsittely Laura Rekrytointijärjestelmän avulla on helppoa, sillä hakijoista saa vertailukelpoisen koonnin, sekä liitteet samaan paikkaan. Useampikin rekrytoija voi kommentoida sekä pisteyttää hakijoita ja erilaisten statusten avulla on helppo ymmärtää, missä vaiheessa kukin hakija on. Merkkaamalla hyviä hakijoita, jotka eivät tällä kertaa tulleet palkatuksi, organisaatio voi rakentaa oman Talent Poolin, josta voi olla apua tulevien rekrytointien kohdalla. Hakemusten säilytysajan puitteissa vanhentuneet hakemukset poistuvat Laurasta automaattisesti.
Lopuksi palkatun henkilön tiedot voi siirtää helposti Laura Rekrytointijärjestelmästä integraation avulla HR-järjestelmään, mikäli sellainen on käytössä. Rekrytoinnin tehokkuutta voi seurata useiden raporttien avulla, kuten hakemusten määrä, hakijatilastot, hakemusten alkuperä ja läpimenoaika. Laurassa rekrytointeja voi johtaa tiedolla.
Miksi valita erillinen rekrytointijärjestelmä?
Tänä tehostamisen aikakautena monessa yrityksessä saatetaan miettiä, miksi valita erillinen rekrytointijärjestelmä, kun rekrytointi voi olla myös osa HR-järjestelmää. Oikeampi kysymys olisi oikeastaan, mihin tarkoitukseen käytämme HR-järjestelmää ja mihin puolestaan rekrytointijärjestelmää. Näillä järjestelmillä on nimittäin kaksi täysin eri käyttötarkoitusta.
HR-järjestelmät ovat ensisijaisesti tarkoitettu yrityksen sisäisten ja jo yrityksessä työskentelevien henkilöiden työsuhteen hoitoon. Rekrytointijärjestelmät puolestaan ovat ensisijaisesti tarkoitettu uusien työntekijöiden rekrytointiin ja työnantajabrändin vahvistamiseen. Rekrytointijärjestelmän hyödyt kannattaa siis pitää mielessä, sillä HR-järjestelmät eivät tarjoa kaikkia rekrytointijärjestelmän ominaisuuksia.
Kannattaa myös ottaa huomioon, että HR-järjestelmätoimittaja saa rahansa HR-järjestelmästä ja sen toimivuudesta; rekrytointiosa on siinä vain 1-2 prosentin merkityksellä mukana. Tästä seuraa, ettei iso järjestelmätoimittaja juurikaan kehitä rekrytointiosaa, jolloin siitä tulee nopeasti vanhahtava ja kankea. Laura Rekrytointijärjestelmän ja HR-järjestelmän integrointi mahdollistaa kahden järjestelmän edut samassa paketissa. Katso myös vinkkimme, miten liität monipuolisen rekrytointijärjestelmän osaksi HR:n työkalupakkia.
![](/rekrytointi/wp-content/uploads/2023/11/kymen-sanomat_23px.png"){kind=small}
