Massarekrytointi haltuun Laura Rekrytointijärjestelmän avulla

Rekrytoinnit ovat teknisesti ottaen yleensä suoraviivaisia – laitetaan haku päälle, otetaan kiinnostuneet hakijat sisään ja valitaan heidän joukostaan sopiva tekijä. Hakijamäärät vaihtelevat monista seikoista riippuen, mutta monesti määrät ovat muutamista muutamaan kymmeneen. Laajempia massarekrytointeja tulee eteen myös silloin tällöin. Massarekrytointeja voivat olla esimerkiksi kesätyöhaku, harjoittelijahaku, opinnäytetyöhaku ja avoin hakemus, joihin otetaan sisään tavallista enemmän hakemuksia. Voidaan puhua useista kymmenistä, sadoista tai jopa tuhansista hakemuksista.

Rekrytointijärjestelmän keinoja massarekrytoinnin hoitamiseen

Kun hakemuksia on satoja tai tuhansia, pitää niiden läpikäyntiin olla hyvin suunniteltu prosessi ja selkeät vastuut. Seuraavassa on muutama vinkki, miten massarekrytointi otetaan haltuun LauraRekrytointijärjestelmällä.

Ota vastaan yksi hakemus moneen tehtävään: Erityisesti kesätyörekrytoinneissa samalla hakuilmoituksella voidaan hakea hakijoita useisiin eri tehtäviin ja osastoihin. Hakijalle on tärkeää, että hän pystyy selkeästi osoittamaan, mihin tehtäviin hän haluaa hakeutua. Hakijalle on myös tärkeää, että työpaikka on kohtuullisen matkan päässä, jos tehtäviä on avoinna esim. useilla paikkakunnilla. Tehtävien ja sijaintien valinnat voi tehdä esimerkiksi pudotusvalikoina, jotka toimivat myös haku- ja ryhmittelytekijöinä.

Luo näppäriä hakusuodattimia killerikysymysten avulla: Jotkut tehtävät saattavat edellyttää erityisiä pätevyyksiä, lupia tai erityisosaamista. Kysymällä relevantit pätevyydet, luvat ja sertifikaatit hakemuslomakkeelle sijoitettavana monivalintana saat hyödynnettyä vastauksia myös hakukriteereinä. Näin voit suodattaa hakijalistalle esimerkiksi tietyn tehtävän, paikkakunnan ja pätevyyden valinneet hakijat, jolloin kaikkia hakemuksia ei tarvitse käydä läpi ko. tietojen selvittämiseksi.

Vältä päällekkäistä tekemistä varausmerkintöjen ja automatiikan avulla: Päällekkäisyyksiä ja turhaa työtä kannattaa välttää erityisesti silloin, kun useampi rekrytoija käsittelee samoja hakemuksia. Yksinkertainen ratkaisu tähän on varausmerkintä, jonka avulla muut huomaavat jättää varatun hakemuksen väliin. Varausmerkintöjen päivittämiseen voi hyödyntää myös automatiikkaa. Esimerkiksi varatun hakemuksen voi vapauttaa automaattisesti takaisin muiden käyttöön, jos sitä ei ole viety prosessissa eteenpäin esim. 7 vuorokauden sisällä varausmerkinnän tekemisestä.

Jaa hakemukset rekrytoijien kesken kansioinnin avulla: Haluatko rajata pääsyä hakemuksiin? Laura Rekrytointijärjestelmässä pääsyä hakemuksiin voi hallita esimerkiksi kansioiden avulla. Hakemukset voi kansioida automaattisesti sen perusteella, mitä hakija on vastannut hakemuslomakkeelle. Kansioinnin perusteena voi olla esimerkiksi sijainti: jos hakija on valinnut toivepaikkakunnaksi Lahden ja Kouvolan, hakemus merkitään automaattisesti molempien kaupunkien kansioihin, jolloin vain Lahden ja Kouvolan rekrytoijat pääsevät hakemukseen käsiksi. Kansiointia on perinteisesti hyödynnetty erityisesti avointen hakemusten ryhmittelyyn ja jakamiseen alueittain.

Liitteet: Hakuvaiheessa tarkoitus on valita, pääseekö hakija jatkoon vai ei. Mieti, tuovatko liitetiedostot (esimerkiksi CV, opintorekisteriote tai vaikkapa vapaamuotoinen hakemuskirje) sellaista lisäarvoa, että niitä on syytä pyytää hakijoilta tässä vaiheessa. Vai saisiko olennaisen tiedon kysyttyä sittenkin jo sähköisellä lomakkeella? Vaikkei muutaman hakijan liitteiden läpikäynti olisikaan erityisen työlästä, suurilla hakijamäärillä pienetkin asiat vaikuttavat suuresti työmäärään. On myös hieman noloa jättää liitteitä lukematta, kun hakijat ovat kuitenkin nähneet vaivaa niiden liittämiseen hakemukseensa.

Tarkoituksenmukainen ja ytimekäs hakemuslomake

Mitä enemmän hakijoilta kysytään tietoja hakemuslomakkeella sitä enemmän tietojen läpikäyntiin menee aikaa karsintavaiheessa. Mitkä ovat tärkeimmät tiedot päättääksesi, onko hakija jatkossa vai ei? Tarvitsetko muita tietoja ollenkaan, jos saat olennaisimmat tiedot jo hakemuslomakkeella? Voiko muita tietoja kysyä vaikka seuraavissa vaiheissa kuten haastattelussa? Tarkoituksenmukainen hakemuslomake on hyödyllinen sekä hakijalle että rekrytoijalle. Hakemuslomake kannattaa suunnitella hyvin ja yhdessä kaikkien rekrytointiin osallistuvien kanssa. Satsaamalla hetken lomakkeen suunnitteluun voit säästää moninkertaisesti aikaa rekrytoinnin edetessä.